Stagiaire en administration de projets (mai 2025 - mai 2026 ) | Project Administration Intern (May 2025 - May 2026)

Un avenir porteur de sens

Chez Arup, notre dévouement passe par le développement durable et la réalisation de projets socialement utiles et porteurs de sens. Notre objectif, nos valeurs partagées et notre approche collaborative nous distinguent depuis plus de 75 ans et orientent notre mission visant à façonner un monde meilleur.

Nous mettons de l’avant des solutions pour résoudre les problèmes les plus complexes au monde et réalisons ce qui semble insurmontable, avec curiosité et créativité. Notre organisation florissante et en pleine croissance vous offre de nombreuses possibilités de façonner un monde meilleur… ainsi que votre avenir.

Description du poste

• Se familiariser avec nos systèmes et procédures de contrôle des documents et en assurer la mise en œuvre;  
• Traiter les demandes d’informations et les soumissions de projets;  
• Aider à la préparation et à la soumission de rapports, devis techniques, correspondances, feuilles de calcul et présentations afin d’assurer une révision et une mise en forme de la plus haute qualité, conformément aux normes de notre image de marque;  
• Apporter son soutien dans l’élaboration des appels d’offres;  
• Entrer les données dans le Système de gestion des relations-clients (CRM);  
• Participer aux réunions de projets et fournir son soutien à cet égard, y compris la préparation des notes, des ordres du jour, des procès-verbaux, des rappels et des mesures de suivi; 
• Effectuer la recherche, la collecte et l’analyse de données afin de produire les rapports et documents pertinents; 
• Aider à la création et à la gestion de sites sur SharePoint;  
• Contribuer à la préparation des sites de projets;  
• Préparer les factures relatives aux projets.  

Êtes-vous la personne qu’il nous faut?

Nous sommes à la recherche d’étudiants curieux et déterminés à faire évoluer leur façon de penser et de travailler. Notre force découle de la façon dont nous respectons, partageons et harmonisons nos multiples expériences, points de vue et idées. Chez Arup, vous appartenez à un collectif d’exception qui encourage l’épanouissement de chacun de ses membres. Si vous aimez partager votre savoir et vos idées et motiver les autres à faire de même, tout en aspirant à offrir les meilleurs services qui soient à nos clients, nous souhaitons vous rencontrer.

Qualifications - Exigences

• Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent; être inscrit à un programme collégial/universitaire reconnu; diplôme en administration, en gestion de projets ou dans un domaine connexe, un atout;   
  
• Connaissance de la suite MS Office et des autres programmes/outils standards (le candidat sera soumis à un test afin de mesurer son niveau de compétence);  
  
• Connaissance de la plateforme SharePoint;  
  
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale; 
  
• Capacité à œuvrer dans un environnement axé sur le travail d’équipe;  
  
• Dynamisme et volonté d'aborder de nouveaux projets et de nouvelles idées; 
  
• Minutie et sens de l’organisation; 
  
• Capacité à accomplir des tâches de nature confidentielle avec tact et diplomatie;  
  
• Capacité à travailler dans un environnement au rythme soutenu; 
  
• Attitude proactive, grande motivation et excellentes aptitudes interpersonnelles; 
  
• Capacité à exercer ses fonctions de manière autonome ou en équipe tout en restant concentré et productif; 
  
• Excellente gestion du temps et discipline dans un contexte de télétravail;  
  
• La connaissance du français est requise pour les postes situés en permanence au Québec afin que le titulaire puisse communiquer au besoin avec ses collègues, clients, partenaires et fournisseurs au Québec;
• Le candidat doit être autorisé à travailler au Canada et ne doit pas avoir besoin d’un permis de travail parrainé par l’employeur pour que sa demande soit prise en compte. 

Nos avantages

Chez Arup, nous nous soucions de la réussite de nos membres afin d’assurer notre essor mutuel.

Guidés par nos valeurs fondamentales, nous offrons une gamme d’avantages sociaux concurrentiels qui reconnaissent l’apport de nos membres à nos succès communs. Nous offrons une rémunération compétitive, juste et équitable ainsi qu’un cadre professionnel où chacun peut s’intégrer et s’épanouir pleinement grâce à des programmes axés sur la santé et le bien-être, un large éventail de formations et de nombreuses possibilités de contribuer à des projets qui ont un véritable impact. 

Notre structure unique de fiducie détenue par les membres nous donne la pleine liberté – ainsi que la responsabilité individuelle – de définir notre propre orientation et de choisir des mandats qui s’harmonisent avec notre mission et qui enrichissent notre legs. Nos équipes collaborent à la réalisation de projets d’exception ambitieux pour nos clients et nos communautés. Notre Plan global de partage des bénéfices constitue l’un de nos principaux incitatifs, permettant ainsi nos membres permanents de partager les fruits de nos efforts collectifs.

Échelle salariale du bureau de Montréal – La fourchette salariale établie de bonne foi pour ce poste, s’il est occupé à Montréal, est de 18,50 $ à 30,00 $ par heure. Cette fourchette est établie en fonction de l’expérience, de l’éducation et du niveau de compétences. Les avantages sociaux ne sont pas inclus dans le salaire de base. Veuillez prendre note que la fourchette salariale s’appliquant aux candidats qui travaillent à l’extérieur du bureau de Montréal peut varier. 

Formule de travail flexible – Nous croyons que la formule de travail flexible favorise un cadre plus inclusif qui soutient notre engagement envers la diversité et le bien-être de nos membres. Parmi les options proposées, notons l’horaire de travail réaménagé, réduit ou à temps partiel, ou la possibilité de travailler à distance (télétravail) pendant une portion de votre semaine de travail.

Prochaines étapes

Nous passerons en revue les candidatures pour ce poste sur une base continue. Une fois que vous aurez soumis votre candidature, vous serez convoqué à un entretien vidéo préenregistré au cours duquel vous aurez l’occasion de faire valoir vos compétences. Suivant l’évaluation de votre profil, un membre de notre équipe communiquera directement avec vous pour discuter des prochaines étapes du processus.

Une main-d’œuvre diversifiée aux valeurs partagées

Arup souscrit au principe d’égalité à l’emploi et s’engage activement à favoriser un environnement de travail diversifié et inclusif. Arup accorde à tous les candidats qualifiés un traitement équitable en matière d’emploi sans discrimination fondée sur l’âge (sauf dans les cas prévus par la loi), l’identité ou l’expression de genre, l’état matrimonial, la déficience ou le handicap, la neurotypicité ou la santé mentale, la race, l’origine ethnique, les croyances, l’orientation sexuelle, la condition socio-économique, le milieu socio-économique, et le fait qu’une personne soit enceinte ou en congé familial. Nous offrons un environnement qui accueille la diversité des expériences, des opinions et des idées qui, selon nous, stimulent notre excellence.

Chez Arup, nous sommes guidés par des principes reposant sur l’humanité et l’utilité sociale et nous adhérons aux objectifs de développement durable (ODD) de l’ONU. Afin d’honorer ces engagements, nous créons des espaces et des systèmes équitables, et nous favorisons une culture inclusive où chacun nourrit un sentiment d’appartenance et se sent à l’aise d’être lui-même. Nos réseaux internes d’employés soutiennent pleinement notre culture inclusive – de la race, de l'ethnicité, de la collaboration interculturelle, du genre, de l’identité LGBTQ+ et du handicap. Nous favorisons un milieu de travail où vous pouvez vous exprimer et exercer une influence positive. Pour en savoir plus sur la vie chez Arup, visitez le : www.arup.com/careers/your-life-at-arup.

NOTE : Le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d'alléger le texte.

A future with purpose 

At Arup we’re dedicated to sustainable development and to do socially useful work that has meaning.  Our purpose, shared values and collaborative approach has set us apart for over 75 years, guiding how we shape a better world.

We solve the world's most complex problems and deliver what seems impossible, with curiosity and creativity. We’re a thriving and growing organisation which offers you many possibilities to shape a better world, and your future. 

The opportunity 

• Learning and following our defined document control systems and procedures 
• Processing project RFIs and Submittals 
• Assisting with the preparation and submission of reports, specifications, correspondence, spreadsheets, and presentations to ensure that the highest quality editing and formatting are presented following branding guidelines 
• Assisting with bid support tasks 
• Client Relationship Manager (CRM) data entry 
• Attending project meetings and providing follow-up support, including preparing meeting notes, agendas, action lists, reminders, and actions items 
• Conducting research, collecting, and analyzing data to prepare reports and documents 
• Assisting with creation and management of SharePoint sites 
• Preparation of project site 
• Preparing invoices for the projects 

Is this role right for you? 

We’re looking for current students who are curious and ready to evolve how you think and work.  Our strength comes from how we respect, share and connect our diverse experiences, perspectives and ideas. At Arup, you belong to an extraordinary collective – in which we encourage individuality to thrive. If you can share your knowledge and ideas and encourage others to do the same; whilst having a desire to deliver excellent services for clients – we’d like to hear from you.

Qualifications - Required

• High school diploma or equivalent; must be enrolled in an accredited university or college program. Pursuing Business Administration, Project Management courses/degree or related field is preferred 
• Knowledge of Microsoft Office Suite applications and other standard applications/software programs and databases (candidates skill level will be assessed) 
• Knowledge of SharePoint sites 
• Excellent verbal and written communication skills 
• Ability to perform in a team-oriented environment 
• Upbeat and eager to address new projects and ideas 
• Good attention to detail and organizational skills 
• The ability to handle confidential assignments with tact and subtlety 
• The ability to work in a fast-paced environment 
• Proactive, self-motivated with excellent interpersonal skills 
• Ability to work independently or as a team member while maintaining focus and efficiency 
• Excellent time management skills and organization to work remotely 
• Knowledge of French is required for positions permanently located in Quebec so incumbents can communicate with their colleagues, clients, partners and suppliers in Quebec as necessary.  
• Candidate must be eligible to work in Canada without the need for employer sponsored work authorization now or in the future 

What we offer you

At Arup, we care about each member’s success, so we can grow together.

Guided by our values, we provide an attractive total reward package that recognizes the contribution of each of our members to our shared success. As well as competitive, fair and equitable pay, we offer a career in which all of our members can belong, grow and thrive – through benefits that support health and wellbeing, a wide range of learning opportunities and many possibilities to have an impact through the work they do. 

We are owned in trust on behalf of our members, giving us the freedom, with personal responsibility, to set our own direction and choose work that aligns with our purpose and adds to Arup’s legacy. Our members collaborate on ambitious projects to deliver remarkable outcomes for our clients and communities. Profit Share is a key part of our reward, enabling permanent members to share in the results of our collective efforts.

Montreal Hiring Range – The good faith base salary hiring range for this job if performed in Montreal is $18.50 to $30.00 per hour. This range is commensurate with experience, educational background, and skill level. Benefits are not included in the base salary. Please note hiring ranges for candidates performing work outside of Montreal will differ. 

Flexible Working - We believe that flexible arrangements create a more inclusive way of working that supports our diversity and the wellbeing of our people. Options for alternative schedules and the ability to work outside of the office for a portion of your workweek are available.

Next Steps

We will be reviewing our candidates for this position on a rolling basis. Once you've submitted your application, we'll invite you to showcase your skills through a pre-recorded video interview. After reviewing your submission, a member of our team will get in touch with you to discuss next steps. 

Different people, shared values 

Arup is an equal opportunity employer that actively promotes and nurtures a diverse and inclusive workforce. We welcome applications from individuals of all backgrounds, regardless of age (within legal limits), gender identity or expression, marital status, disability, neurotype or mental health, race or ethnicity, faith or belief, sexual orientation, socioeconomic background, and whether you’re pregnant or on family leave. We are an open environment that embraces diverse experiences, perspectives, and ideas – this drives our excellence. 

Guided by our values and alignment with the UN Sustainable Development Goals, we create and contribute to equitable spaces and systems, while cultivating a sense of belonging for all. Our internal employee networks support our inclusive culture: from race, ethnicity and cross-cultural working to gender equity and LGBTQ+ and disability inclusion – we aim to create a space for you to express yourself and make a positive difference. Discover more about life at Arup at www.arup.com/careers/your-life-at-arup.

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